Política de Tratamiento de Datos Personales

01Responsable del tratamiento

02Marco legal y alcance

Esta Política desarrolla el derecho fundamental de habeas data consagrado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, y da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), a la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable, y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales que NEXORA PRIME S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula o suprime en desarrollo de su objeto social, a través del sitio web, de la plataforma Nexora Prime™, de canales de mensajería, de correo electrónico y de cualquier otro medio.

03Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Dato público: el calificado como tal por la ley o la Constitución, y el que no sea semiprivado, privado o sensible; entre ellos, los contenidos en documentos públicos y registros públicos.
• Transferencia: envío de datos a un Responsable ubicado dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que realice un tratamiento por cuenta del Responsable.

04Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, Nexora solo trata datos para finalidades legítimas informadas al titular, no los circula a terceros sin autorización o mandato legal, y adopta medidas para impedir su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.

05Datos tratados y finalidades

Nexora no usa los datos de contacto de los titulares para enviar comunicaciones comerciales no relacionadas con sus servicios, ni los vende o cede a terceros con fines de mercadeo.

06Datos de terceros: Nexora como Encargado

Los datos personales contenidos en los procesos judiciales, folios de matrícula, registros vehiculares y documentos que un Cliente consulta, carga o procesa en la plataforma son tratados por Nexora por cuenta del Cliente. Respecto de ellos, el Cliente es el Responsable y Nexora actúa como Encargado, en los términos del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

En esa calidad, Nexora se obliga a:

• Tratar los datos únicamente para los fines del servicio y conforme a las instrucciones del Cliente.
• Guardar confidencialidad y adoptar las medidas de seguridad previstas en esta Política.
• No transferirlos a terceros distintos de los proveedores de infraestructura necesarios para el servicio.
• Atender las consultas y reclamos de los titulares que reciba, o trasladarlos al Cliente cuando la decisión le corresponda a este.
• Suprimirlos o devolverlos al terminar el servicio, salvo obligación legal de conservación.

El Cliente declara que consulta dicha información con un interés legítimo derivado de su actividad profesional o comercial y que cuenta con la autorización o el título legal que corresponda. Buena parte de esos datos provienen de fuentes de acceso público (registros públicos, providencias judiciales publicadas por la Rama Judicial), cuyo tratamiento se rige por las normas que les son propias.

07Datos sensibles y de menores

Nexora no solicita datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes para prestar sus servicios. Si un documento consultado por un Cliente los contiene, Nexora los trata exclusivamente en la medida necesaria para prestar el servicio, sin usarlos para ningún otro fin, y aplicando las medidas reforzadas de seguridad que corresponden. El titular nunca está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

08Autorización

La autorización del titular se obtiene por cualquier medio que permita su consulta posterior:

• Al enviar el formulario de contacto del sitio web, que informa la finalidad y remite a esta Política.
• Al suscribir la propuesta comercial o el contrato de servicios.
• Al crear una cuenta de usuario en la plataforma.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular la otorgó.

No se requiere autorización cuando el tratamiento se realiza por mandato legal u orden judicial, sobre datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos, o sobre datos relacionados con el Registro Civil, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

09Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a Nexora, en especial los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Nexora.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe en virtud de una estipulación a favor de otro.

10Consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se presentan por escrito al correo [email protected], indicando en el asunto «Datos personales», con el nombre completo del titular, número de identificación, medio de contacto para la respuesta, descripción de la solicitud y los documentos que la soporten.

Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al titular el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; si no lo hace en dos (2) meses, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que se decida. El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el reclamo se refiera a datos de terceros tratados por cuenta de un Cliente (cláusula 06), Nexora lo trasladará al Cliente Responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al titular.

11Transferencia y transmisión de datos

Para operar el sitio web y la plataforma, Nexora se apoya en proveedores de infraestructura tecnológica que pueden almacenar o procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, entre ellos servicios de alojamiento web, entrega de contenido, correo electrónico y gestión de formularios. Con estos proveedores Nexora celebra acuerdos que garantizan la confidencialidad y la seguridad de la información, y verifica que el país de destino cuente con un nivel adecuado de protección o que el proveedor ofrezca garantías equivalentes, según el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Al enviar el formulario de contacto o usar la plataforma, el titular autoriza expresamente esta transmisión internacional para las finalidades descritas en esta Política. Nexora no transfiere datos a terceros para fines distintos de la prestación de sus servicios, salvo mandato legal u orden de autoridad competente.

12Seguridad de la información

Nexora adopta medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la naturaleza de los datos, entre ellas:

• Cifrado de la información en tránsito (HTTPS/TLS) y protección de los registros probatorios mediante huellas criptográficas.
• Control de acceso basado en roles, credenciales individuales y pista de auditoría de las operaciones realizadas en la plataforma.
• Deberes de confidencialidad para colaboradores y proveedores con acceso a datos.
• Copias de respaldo y procedimientos de respuesta a incidentes. Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se reportan a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

13Vigencia de las bases de datos

Los datos se conservan mientras subsista la finalidad para la que fueron recolectados y durante los términos de conservación que exijan las normas contables, tributarias, comerciales y de archivo aplicables. Los datos de prospectos que no se conviertan en clientes se suprimen a más tardar dos (2) años después del último contacto. Los registros probatorios de comunicaciones certificadas se conservan durante el término pactado con el Cliente y, como mínimo, el término legal aplicable.

Nexora inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC cuando le resulte exigible según los criterios vigentes de esa entidad.

14Sitio web y almacenamiento local

El sitio web no utiliza cookies de rastreo ni herramientas de analítica de terceros. Únicamente guarda en el navegador del visitante, mediante almacenamiento local, la preferencia de modo claro u oscuro; ese dato no se transmite a Nexora ni identifica al visitante. El formulario de contacto envía los datos indicados en la cláusula 05 al correo de la Compañía a través de un proveedor de gestión de formularios, en los términos de la cláusula 11.

15Vigencia y modificaciones

Esta Política rige a partir del 5 de septiembre de 2026. Nexora puede modificarla para adaptarla a cambios normativos o de sus servicios; la versión vigente se publica en este sitio con su fecha. Los cambios sustanciales se comunican a los titulares por los canales de contacto registrados antes de su entrada en vigor.

16Aviso de privacidad

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